你知道吗？我们平均每天会花费超过两个小时处理重复单调的任务。这些时间，本可以投入到更有创意、更有价值的工作中。想象一下，如果那些琐碎却必须完成的事情能自动搞定，我们的效率将得到多大提升？（更新至 2025-05）随着 AI 技术的飞速发展，自动化工具已成为提升个人与团队效率的关键。今天，我将为你揭开 Zapier 的神秘面纱，让你轻松掌握这款强大的自动化利器，将宝贵的时间还给自己。
什么是 Zapier？为何它能改变你的工作方式？
Zapier，这个被全球超过 200 万企业（更新至 2025-05）信赖的自动化平台，正是为了解决这一痛点而生。 它像一个万能连接器，能够将你日常使用的超过 6000 个（更新至 2025-05）应用程序和服务（比如 Gmail、Notion、Slack、Google Sheets 等）巧妙地串联起来。更令人惊喜的是，你无需任何编程知识，只需几分钟，就能构建出定制化的自动工作流程。
我最初接触 Zapier，还是在 ChatGPT 刚刚推出插件功能的时候，Zapier 便是首批官方推荐的插件之一，足见其在自动化领域的地位。它不仅仅是一个应用，更是一种能彻底改变你工作乃至生活方式的思维模式。从整合邮件、社交媒体、日历，到自动处理文件和数据，Zapier 让工具为你服务，而不是你反过来被工具消耗。
Zapier入门教程：核心概念与初体验
要掌握 Zapier，首先得理解两个核心概念：触发器（Trigger）和动作（Action）。 简单来说，一个”Zap”（Zapier 中的自动化流程单元）就是由一个触发器和至少一个动作组成的。当某个特定事件（Trigger）在你的一个应用中发生时，Zapier 就会自动执行你预设的一个或多个动作（Action）在另一个或多个应用中。
在开始之前，你需要访问 Zapier 官网并通过邮箱、Google、Facebook 或 Microsoft 账号注册。初次注册，你会获得 14 天的专业版免费体验（更新至 2025-05），这足以让你充分探索其功能。虽然 Zapier 目前界面不支持中文，但其操作逻辑清晰，英文词汇也相对基础，跟着我的步骤，上手并不难。
实战一：Google Tasks 与 Notion 的无缝同步
我首先尝试了一个常见的需求：将 Google Tasks 中的任务同步到我主力项目管理工具 Notion 中。很多朋友和我一样，用 Notion 管理复杂的项目和创作流程，但 Google Tasks 因其轻便快捷，非常适合随时记录灵感或待办事项，尤其在手机端操作极为方便。通过 Zapier，我们可以让这两个工具的优势互补。
我先手动创建了一个 Zap。第一步是设置触发器（Trigger）。我选择的应用是 Google Tasks，触发事件是”New Task”（新任务创建时）。连接 Google 账户后，我选择了一个事先在 Google Tasks 中创建好的任务列表，名为”Demo”。为了确保配置无误，Zapier 提供了测试功能。我先在”Demo”列表里添加了一个任务”今天讲 Zapier”，然后进行测试，Zapier 成功获取到了这个任务数据。
接下来是配置动作（Action）。我希望当 Google Tasks 有新任务时，在我的 Notion 中自动创建一个对应的数据库条目。于是，我选择 Notion 作为动作应用，事件为”Create Database Item”。连接 Notion 账户后，我选择了我的”任務數據庫”。关键一步是字段映射：我将 Google Tasks 中的任务标题（Title）映射到 Notion 任务的名称字段。我还顺手设置了默认优先级为”中”，并将负责人指定为我自己（Axton）。其他如笔记内容等暂时留空，以保持流程简洁。配置完成后，再次测试，Zapier 将之前从 Google Tasks 获取的”今天讲 Zapier”这条任务成功添加到了我的 Notion 任务数据库中，完美！
完整视频请点击观看：
发布这个 Zap 后，我又在 Google Tasks 的”Demo”列表中新建了一个名为”测试 Task 任务”的任务。几秒钟后，它便自动出现在了我的 Notion 任务列表里，整个过程无需我任何手动干预。我还尝试了 Zapier 的 AI 创建 Zap 功能，用简单的中文提示”把 Google Task 上面的任务和我们的 Notion 进行同步”，AI 确实生成了一个流程，但它错误地理解为”更新数据库项目”而非”创建”，这说明目前 AI 辅助创建在某些场景下仍不如手动配置来得精准可靠。
进阶 Zapier入门教程：AI 赋能与多路径流程实战
当我们熟悉了 Zapier 的基础操作后，便可以探索更强大、更智能的自动化流程，比如引入 ChatGPT 来处理邮件，或者根据不同条件执行不同的动作。 这将进一步提升我们处理复杂任务的效率。
实战二：用 ChatGPT 从冗长邮件中提取任务清单
想象一下，你有一位喜欢长篇大论、言语啰嗦的领导或项目经理，他的邮件常常需要你费力阅读才能找到关键任务。这时，ChatGPT 就能派上大用场。我构建了这样一个 Zap：当收到特定发件人（比如我的领导）的邮件时，自动将邮件内容发送给 ChatGPT 进行分析，提取出核心行动项，然后将这些行动项添加到 Notion 的任务系统中。
这个 Zap 的触发器是 Gmail 中的”New Email”。为了确保只处理领导的邮件，我添加了一个过滤器（Filter）步骤，条件是发件人名称（From Name）包含”Axton”（假设这是我领导的名字，更稳妥的做法是使用邮箱地址）。接着，我引入了 ChatGPT 作为动作。连接 OpenAI 账户并填入 API Key 后，我精心设计了一条 Prompt：”请提取以下文本当中最重要的一条 action item 行动项目 只要返回 action item 就行了”，并将邮件正文（Body Plain）作为输入。模型我选择了更准确的 GPT-4。
测试时，ChatGPT 成功从一封示例邮件中提取出了”检查你的账户的活动”这样的行动项。最后一步，是将 ChatGPT 返回的结果添加到 Notion。这里遇到一个小插曲：Zapier 出于安全考虑，不允许 Gmail 直接将邮件内容传递给 ChatGPT。我采取了一个变通方案，先将 Gmail 收到的邮件内容通过 Google Tasks 做一次中转，即 Gmail 新邮件触发 -> 在 Google Tasks 中创建任务（内容为邮件正文）-> ChatGPT 读取 Google Tasks 中的任务内容 -> 将提取结果添加到 Notion。
发布这个 Zap 后，我用另一个邮箱给自己发了一封模拟领导口吻的邮件，内容大意是”最近天气不错啊……我觉得我们还是再开一个会议来讨论一下项目的目标和方向，也许你可以帮我组织一下这个会议……”很快，邮件内容先出现在了 Google Tasks 中，随后，Notion 里就自动创建了一条新任务：”组织一次会议，让大家再明确一下项目的目标和方向”。整个流程完美运行！
实战三：基于谷歌表单选项的动态任务分配
最后一个案例更为复杂，它涉及到多分支处理（Paths）。场景是这样的：我有一个谷歌表单，用于客户预约一对一咨询或定制服务。表单中有一个关键字段是”服务类型”，比如”Prompt Engineering”、”自动化系统搭建”等。我希望根据客户选择的不同服务类型，将任务自动分配给团队中不同的人在 Notion 中跟进。
这个 Zap 的触发器是 Google Forms 的”New Form Response”。当有新的表单提交时，Zapier 会获取所有表单数据。核心在于接下来的”Path”动作。我设置了两个路径（Path A 和 Path B）。Path A 的规则是：如果表单中的”服務類型”字段包含”Prompt Engineering”，则在 Notion 中创建一个任务，并将负责人指定为 Axton。Path B 的规则是：如果”服務類型”字段包含”自動化系統搭建”，则同样在 Notion 中创建任务，但负责人指定为我的另一个账户 realAxton。
配置完成后，我提交了一份测试表单，同时勾选了”Prompt Engineering”和”自動化系統搭建”两项服务。片刻之后，我的 Notion 中果然出现了两条新任务，一条分配给了 Axton，另一条分配给了 realAxton，且任务名称也正确地反映了所选的服务类型（虽然演示时我忘了修改任务名称模板，但负责人分配是准确的）。这证明了 Zapier 处理多路径条件逻辑的强大能力，其图形化的展示界面也比旧版直观许多。
Zapier vs. Make：我该如何选择？
在自动化工具的江湖里，Zapier 并非唯一的选择，另一位常被提及的选手是 Make（我个人目前的主力工具）。 简单打个比方，Zapier 像是自动化工具中的苹果 iOS 系统，而 Make 则更像安卓系统。Zapier 操作相对简单直观，应用集成配置起来更容易上手，尤其适合初学者或追求便捷的用户。它目前号称集成了超过 6000 个（更新至 2025-05）应用，覆盖面极广。
Make 则提供了更高的灵活性和更深度的定制能力，它集成的应用虽然数量上少于 Zapier（我印象中是 1000 多个（更新至 2025-05）），但往往允许用户进行更细致的操作，甚至直接调用 API。如果你乐于折腾，希望实现更复杂的逻辑，Make 可能会是更好的选择。当然，两者的定价策略也有所不同。最终选择哪个，取决于你的具体需求、技术背景以及预算。记住，没有哪个工具能满足所有人的所有需求，关键是找到最适合你的那一个。
如果你对更复杂的自动化流程感兴趣，或者想深入了解 Make，可以关注我的后续分享，或者参考我的上一篇文章 👉 这可能是 2024 年最重要的 AI 突破：深入解析 Claude MCP 协议（完整教程 + 实战） | 回到Axton。
全局性核心要点总结
通过今天的 Zapier入门教程，我希望你能领悟到，自动化并非高不可攀的技术。首先，Zapier 的核心在于理解触发器与动作的逻辑，这是构建一切自动化的基石。其次，从简单的两步流程开始实践，逐步增加复杂度，是掌握 Zapier 的有效路径。再者，AI 的融入（如 ChatGPT）极大地扩展了自动化的边界，使其能处理更智能、更个性化的任务。同时，要认识到并非所有场景 AI 都能完美替代手动配置，灵活变通很重要。最后，选择自动化工具时，需结合自身需求、操作偏好和预算综合考量，Zapier 的易用性和广泛集成使其成为许多人的理想起点。
独特深度洞见
Zapier 这类自动化工具的真正价值，并不仅仅在于节省了多少分钟或小时，更深远的意义在于它赋予了非技术人员”编程”的能力， democratizes automation。它让我们得以将精力从重复性劳动中解放出来，聚焦于创新、策略和那些真正需要人类智慧与情感投入的工作。这不仅是生产力的提升，更是一种工作理念的革新，推动我们重新思考人与工具、人与工作的关系。
希望这篇 Zapier入门教程能为你打开自动化世界的大门。我是 Axton，带你用实战解锁 AI 与自动化的商业价值。订阅我的频道，让 AI 成为你手中真实的力量！
