你好，我是 Axton。你是否也曾为堆积如山的会议录音或课堂笔记而头疼？无论是学生时代还是步入职场，高效整理这些信息始终是个挑战。幸运的是，在 2025 年这个 AI 技术飞速发展的时代（本文信息最后核实：2025-05），我摸索出了一套几乎全自动的 AI 秘书工作流。它能将音视频文件巧妙转化为结构清晰的文章、摘要乃至思维导图，并自动归档和通知。这套方法不仅能帮你更准确地识别文字、智能总结，更能彻底解放你的双手，让你专注于更核心的思考与创造。
告别繁琐，拥抱 AI 自动化时代
手动整理会议纪要和学习笔记的时代正在远去，AI 自动化带来了前所未有的效率革命。 曾几何时，我们需要花费大量时间听录音、敲键盘、总结要点，过程枯燥且效率低下。但现在，借助 AI 和自动化工具，我们可以构建一个智能”秘书”。想象一下，你只需将音视频文件上传到如 Google Drive 这样的云盘，后续的一切整理工作便会自动触发。从语音识别、文本结构化、内容概要，到绘制思维导图、创建 Notion 笔记，甚至发送完成邮件通知，整个过程行云流水，无需人工干预。这不仅仅是效率的提升，更是工作与学习方式的革新。
揭秘我的 AI 自动化会议记录整理神器：Zapier 工作流详解
通过 Zapier 平台，我搭建了一套精密的自动化流程，将音视频文件转化为结构化的知识资产。 这套流程的核心在于将一系列独立的 AI 服务与应用巧妙串联，实现”上传即整理”的魔法效果。下面，我将一步步为你拆解这个工作流的构建过程。
灵感触发：从云端文件上传开始
一切始于云端。我将 Zapier 设置为监视我 Google Drive 中的特定文件夹，例如一个名为 ZapierTest 的目录。当我把从小Lin最新视频《徐家印的资本游戏》下载下来的文件拖入这个文件夹后，整个自动化流程便被唤醒。Zapier 的触发器 (trigger) 会立刻检测到新文件的出现，并将其作为后续所有步骤的处理对象。每完成一步配置，Zapier 都允许进行测试，确保数据能够正确传递。
智能筛选与格式转换
为了确保流程的有效性，第二步是一个过滤器 (filter)，它会判断上传的文件是否为我们期望处理的音视频格式。如果上传了其他类型的文件，流程便会在此中止，避免不必要的资源消耗。紧接着，一个文件转换应用会将符合条件的视频文件（如我演示中上传的关于许家印的视频）高效地转换为 MP3 格式的音频。这一步不仅统一了后续处理的输入格式，还能显著减小文件体积，例如一个视频文件转换后可能只有 1.6MB，大大提升了处理效率。
核心处理：AI 驱动的文本生成与优化
转换完成后，就进入了 AI 大显身手的核心环节。首先，我调用 OpenAI App 中的 Whisper 模型进行语音识别。在配置时，我特意选择了输出 SRT 字幕格式，因为我希望最终生成的文章标题能带有时间戳。这样一来，对于较长的内容，我们可以方便地通过时间戳快速定位到音视频的原始位置。语言方面，我指定了中文，当然也可以留空让其自动识别。
初稿的字幕往往是未经修饰的原始文本，可读性较差。因此，我引入了第一个 ChatGPT 助手，它的任务是将 SRT 字幕重构成一篇带有时间戳、分段清晰、标题明确的正式文章。我精心编写了一段英文 Prompt，指示 ChatGPT 使用正式语气，进行合理分段，为每个主要段落添加标题，并在标题末尾附上该段首句对应的时间戳。同时，我还强调不要丢失信息，仅调整语气，并以 Markdown 格式输出中文，甚至提供了一个输出样例。模型方面，我选用了 GPT-3.5 16K，因为它性价比较高，且 16K 的上下文长度足以应对大部分视频内容；如果内容更长，GPT-4 Turbo 也是一个不错的选择。输出 Token 我设置了 8000，以确保文章能完整生成。
文章生成后，第二个 ChatGPT 助手登场，负责根据前一步生成的全文内容，生成一个 Markdown 格式的摘要。我要求它直接输出 Markdown，不添加任何额外解释或描述。这种格式不仅便于在 Notion 中记录，更重要的是，Markdown 文本可以被多种工具（如免费的 MakeMap.io 网站）轻松转换为可交互的思维导图，非常灵活。
为了更直观地展示内容结构，我让第三个 ChatGPT 助手使用 Mermaid 语法生成思维导图代码。Prompt 中明确指示它根据文章内容生成左右方向的 Mermaid 脑图，并确保包含所有重要信息，只输出代码本身。这种代码可以直接在 Notion 等支持 Mermaid 的笔记软件中渲染成图形，就像我在演示中展示的那样，Zapier 将其插入 Notion 笔记后便会自动显示为思维导图。考虑到代码生成的复杂性，这一步我选用了能力更强的 GPT-4 Turbo 模型，并在 System Message 中俏皮地加了一句”你在 Mermaid 上面有十年经验”，试图以此提升输出质量。
完美归档与即时通知
所有处理好的信息最终汇聚到 Notion。Zapier 会在我的”自动整理视频录音和文章脑图”数据库中创建一个新条目。这个条目会包含原始文件名、Google Drive 中的文件 URL（方便回溯源文件）、创建日期，以及最重要的内容——首先是 Mermaid 生成的思维导图，紧随其后的是 Markdown 格式的摘要。这样的顺序安排，是为了让你在查看笔记时，能先从宏观的脑图和摘要入手，如果需要深入了解，再查看全文。
为了保持主笔记的整洁，全文内容会通过 Zapier 的另一步操作，存放在一个单独的子页面中，标题就叫”全文”。最后，一封精心编辑的邮件会自动发送给我，内容大致是”笔记整理完成”，并附上 Notion 笔记的链接，甚至可以将摘要内容也包含在邮件中。当所有步骤测试无误后，点击发布，这个 AI 秘书就开始 7×24 小时待命了。
完整视频请点击观看：
另一种选择：Make.com 实现 AI 自动化笔记整理
除了 Zapier，Make.com 同样能构建出强大的 AI 自动化会议记录整理流程，并带来一些独特的体验。 我也用 Make.com 搭建了几乎相同的自动化流程，从 Dropbox（或其他云存储）获取文件，转换成 MP3，利用 Whisper 进行语音识别，再通过 ChatGPT 将字幕转换为文章、生成摘要以及 Mermaid 脑图。整个逻辑与 Zapier 非常相似，展示了这类自动化平台在集成 AI 功能上的共通性。
Make.com 的一个有趣之处在于，它还能将生成的摘要通过 OpenAI 的 TTS (Text-to-Speech) 技术转换为音频朗读出来，为你提供另一种信息消费方式。不过，在处理 Mermaid 脑图时，Make.com 生成的代码插入 Notion 后，需要手动将其区块类型转换为 Mermaid 才能显示图形，这与 Zapier 的直接渲染略有不同。但总体而言，Make.com 同样能够胜任这项复杂的自动化任务。
全局性核心要点总结
回顾整个 AI 自动化会议记录整理流程，有几个核心价值点值得我们深入思考。首先，它极大地提升了信息处理的效率，将我们从重复性的劳动中解放出来。其次，通过 AI 的结构化处理和总结，原始的音视频信息被转化为易于理解和检索的知识资产，无论是文章、摘要还是思维导图，都为深度学习和回顾提供了便利。再者，掌握 Zapier 或 Make.com 这类自动化工具，并学会将 OpenAI 等 AI 服务融入其中，本身就是一项极具价值的数字时代技能。最后，这套流程并非一成不变，你可以根据自己的需求灵活调整和扩展，打造真正个性化的智能助手。
独特深度洞见
AI 自动化工具的真正力量，并非仅仅替代重复劳动，更在于它赋予了我们构建个性化、智能化工作流的能力，从而重塑我们与信息交互的方式。当我们将 Whisper 的精准识别、ChatGPT 的理解与创作、以及自动化平台的流程编排能力结合起来时，我们实际上是在设计一个专属于自己的”外部大脑”扩展。这种能力使得知识的获取、内化与再创造过程变得前所未有的高效和流畅，预示着未来学习与工作的全新范式。
我在视频中提到的 Zapier Zep 模板和 Notion 笔记模板，都为大家准备好了免费福利。感兴趣的朋友可以访问我的网站 axtonliu.ai，进入 AI 精英学院，在”免费福利”区域即可找到并领取。当然，我也更希望你能关注我在学院中开设的两门关于 AI 应用核心能力的课程，它们旨在帮助你构建坚实的 AI 基础能力，而不仅仅是学习一些昙花一现的技巧。因为工具会迭代，但驾驭 AI 的核心思维与能力将长久使你受益。
